Inteligencia analítica aplicada a la gestión de los Recursos Humanos del Ministerio de Defensa

El Ministerio de Defensa de España es el departamento de la Administración General del Estado al que corresponde la preparación, el desarrollo y la ejecución de la política de defensa determinada por el Gobierno y la gestión de la administración militar.

La Dirección General de Personal del Ministerio de Defensa gestiona a más de 150.000 personas, divididas en colectivos tan dispares como el personal militar, personal civil (funcionarios, laborales y estatutarios) y otros cargos. Los perfiles, funciones y necesidades de cada colectivo son totalmente dispares lo que hace que las políticas de recursos humanos tengan que ser distintas y adaptadas a tan dispares beneficiarios. Por otra parte la gestión de recursos humanos tiene que contemplar toda la información tanto actual como histórica de su personal, con el añadido de las legislaciones y su evolución a lo largo del tiempo tanto del Ministerio como de los Ejércitos de Tierra, Aire y Armada.

Gestionamos alrededor de 5.000.000 de registros y formulamos una media de 4.000 queries al año. (…) No solo tenemos que encontrar respuesta a cuestiones propias como análisis de la evolución de plantilla, evolución de los costes, bajas actuales, etc, también tenemos que encontrar respuesta a cuestiones parlamentarias que proceden por ejemplo del Congreso.

Teniente Coronel Reinaldo Martín Segura
Ministerio de Defensa de España

Optimizar la política de RRHH

En 2006, en su afán de optimizar su política de RRHH el Ministerio decide ir un paso más allá y emprende la búsqueda de una solución de minería de datos que le ayudase a integrar los datos históricos de todo el personal con la información online que se generaba en el momento.

La Dirección General de Personal decide entonces buscar en el mercado la solución que les ofreciese un mejor rendimiento, una óptima accesibilidad a los datos, un uso sencillo y una interfaz amigable que asegurase que un usuario sin conocimientos técnicos avanzados y a pesar de la complejidad del proceso, pudiera realizar los análisis y obtener los informes que desde los distintos ámbitos de la administración general les demandaban. El dotar de autonomía de actuación a la Dirección General de personal era importante. Los informes que se tenían que hacer eran muchos y tenían que ser actualizados muy a menudo por lo que cuanta más agilidad tuviera el proceso mejor servicio y más completo podría prestar.

Después de estudiar las distintas soluciones existentes en el mercado, la Dirección General de Personal, apoyada por la Subdirección General TIC, decide confiar en SAS. SAS® Enterprise Guide fue la solución elegida por su capacidad y sencillez para analizar los ingentes volúmenes datos con los que trabaja el Ministerio y por flexibilidad a la hora de adaptarse a las necesidades específicas del organismo. El hecho de que los perfiles de los usuarios a gestionar fuesen tan distintos, desde tenientes coroneles, personal de tierra, aire o mar, pasando por personal administrativo o incluso empleados de la limpieza hacía que las políticas y personalización de la solución para el tratamiento de cada colectivo fuera muy exigente.

Por otra parte los cambios en la legislación también influían en las políticas de Recursos Humanos, y su impacto era distinto según el colectivo lo que aumentaba ya de por si la dificultad de analizar y realizar informes sobre una base de datos de tanto tamaño y crecimiento continuo.

“La facilidad y rapidez para analizar grandes volúmenes de datos fue clave a la hora de seleccionar la solución de SAS. En la actualidad gestionamos alrededor de 5.000.000 de registros y formulamos una media de 4.000 queries al año”. La Dirección General de Personal y los Mandos de Personal de cada ejército somos los responsables de realizar todas las queries contra la base de datos de personal. No solo tenemos que encontrar respuesta a cuestiones propias tales como análisis de la evolución de plantilla, evolución de los costes, bajas actuales también tenemos que encontrar respuesta a cuestiones parlamentarias que proceden por ejemplo del Congreso. Por lo que la capacidad para analizar a gran velocidad y con precisión las bases del Ministerio es de vital importancia”.

“La herramienta es totalmente fiable, nos aporta seguridad y el acceso está controlado en todo momento. Comenzamos a trabajar con SAS en 2007 y, a fecha de hoy, nuestras expectativas están conseguidas”, concluye el Teniente Coronel Reinaldo Martín Segura.

SAS respondía a la perfección a los dos principales objetivos del Ministerio: optimizar la gestión de los históricos de información de todo el personal, integrando dicha información con la generada en el momento y asegurando que el conjunto estuviera disponible para todos los usuarios. Por otra la solución se ajustaba completamente a las necesidades de personalización y ajuste que la complejidad de la gestión de los recursos humanos de Ministerio demandaba.

SAS Enterprise Guide es capaz de acceder a las distintas bases de datos con las que trabaja el Ministerio, ayudando al organismo a realizar estudios de vital importancia para la administración tales como el análisis de cobertura de plantillas, análisis históricos del cobro de nóminas, análisis de distribución de edad de los médicos militares, cálculo de la tasa de crecimiento de efectivos, distribución de mujeres por tipo de unidad, etc.

Una vez que la solución fue implementada el personal del Ministerio de Defensa recibió un curso de formación en SAS Enterprise Guide. En la actualidad los gestores de la herramienta son totalmente autónomos, conocen el modelo de datos y se encargan de su gestión y manejo diario. Por temas de la Ley de Protección de Datos, el acceso a los datos es restringido y de carácter no público para todos los usuarios. Los únicos que tienen acceso son los gestores de la Dirección General de Personal y los Gestores de los Mandos de Personal, es decir, los gestores existentes en cada uno de los ejércitos.

"Nuestra experiencia con el uso de SAS es muy positiva. SAS nos ha ayudado mucho a ser más eficientes y darle mayor rigor a los informes que presentamos. En la Dirección General de Personal, el volumen de estudios que hacemos, de históricos, de evoluciones o de distintas preguntas parlamentarias que tenemos que responder en tiempo record es muy elevado. Ante cualquier cambio o modificación legislativa hay que elaborar un estudio de los antecedentes y, a partir de ahí, hacer la evolución. Es una tarea muy laboriosa que requiere mucha precisión. Ahora con SAS, esta tarea es mucho más sencilla estamos seguro que la información que damos es completa y veraz", afirma el Teniente Coronel Reinaldo Martín Segura del Ministerio de Defensa de España.

Ministerio de Defensa - España

Reto

Gestionar los históricos de información de todo el personal del Ministerio de Defensa, integrando dicha información con la generada en el momento, con el objeto de tomar las mejores decisiones en la optimización y gestión de los Recursos Humanos aplicando técnicas avanzadas de Inteligencia Analítica.

Solución

SAS® Analytics / SAS® Enterprise Guide

Beneficios

Optimizar la gestión de Recursos Humanos de un colectivo de más de 150.000 personas con perfiles y funciones muy diferentes, y responder en tiempo record y con total precisión a todas las cuestiones planteadas sobre los mismos.

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