Sygehus Lillebælt effektiviserer journalaudits med text analytics

Ortopædkirurgisk afdeling har lagt de ressourcekrævende, manuelle journalgennemgange på hylden og har i stedet indført en it-løsning, som kvalitetssikrer registreringerne i alle patienters journaler

Tidligere blev 1 % af journalerne på ortopædkirurgisk afdeling på Vejle Sygehus gennemgået som stikprøver ved journalaudit af en læge og en sekretær fire gange om året. Men selv de 160 journaler, som blev gennemgået fire gange om året, gav begrænset læring til dem, der lavede fejlene, og frem for alt tog gennemgangen lang tid.

"Vi fandt fejl i 33 % af de journaler, vi gennemgik ved stikprøve. Det vil sige, at vi havde registreret forkerte eller for få diagnoser eller behandlinger. Når en patient med lårbensbrud eksempelvis fik lungebetændelse i løbet af indlæggelsen, blev lungebetændelsen og behandlingen heraf alt for ofte ikke registreret," siger ledende overlæge Sten Larsen.

Hvis projektet lever op til vores forventninger, kan det uden videre overføres til andre ortopædkirurgiske afdelinger i koncernen Sygehus Lillebælt og med få justeringer i koder og sprogbrug også til andre kirurgiske afdelinger, hvor der allerede anvendes elektroniske patientjournaler.
Sygehus Lillebaelt

Kenneth Seerup Jørgensen
Områdechef Facility og IKT strategisk Afdeling, Sygehus Lillebælt

Automatiserede journalaudits

Som en del af projektet Klinisk Korrekt Tidstro Registrering, har afdelingen i stedet indført et system, som automatisk gennemanalyserer journaler på alle indlagte patienter. Det foregår ved hjælp af en text analytics-baseret løsning fra SAS Institute. Softwaren analyserer lægens diktat i journalen og registrerer automatisk den kode, som hænger sammen med diagnosen og behandlingen. Det har krævet en del tilpasning at sørge for, at både danske og latinske betegnelser, forkortelser m.m. blev tolket rigtigt.

"Vi har løbende justeret og testet systemet. Nu er vi klar til at se det stå distancen på en større mængde journaler," siger Sten Larsen, der sammen med Kenneth Seerup Jørgensen, Områdechef Facility og IKT strategisk Afdeling fik idéen til projektet. De har begge siddet med under hele udviklingsarbejdet.

Sten Larsen og Kenneth Seerup Jørgensen forventer at evaluere endeligt på projektet på Ortopædkirurgisk afdeling i løbet af efteråret 2010. Da vil det vise sig, om projektet som forventet har øget fejlfindingsraten og samtidig reduceret personalets tidsforbrug, så lægerne kan bruge mere tid på patienterne.

"Hvis projektet lever op til vores forventninger, kan det uden videre overføres til andre ortopædkirurgiske afdelinger i koncernen Sygehus Lillebælt og med få justeringer i koder og sprogbrug også til andre kirurgiske afdelinger, hvor der allerede anvendes elektroniske patientjournaler," siger Kenneth Seerup Jørgensen.

Informationsgrundlag for øvrige forbedringer

Ledelsen på Sygehus Lillebælt har med projektet lagt vægt på, at der bliver bygget et informationsfundament, som også kan bruges til forbedringer på andre områder. Projektet kan eksempelvis være med til at styrke kvaliteten af det kliniske arbejde, da procedurer og diagnoser beskrevet i de elektroniske patientjournaler bliver tilgængelige i andre systemer - og dermed bedre kan danne grundlag for forskning og videre diagnosticering.

"Fejl kan være større eller mindre, væsentlige eller ubetydelige. Men det er vigtigt at huske, at alle sundhedspolitiske beslutninger tager udgangspunkt i de statistikker, som enhver kliniker bidrager til ved at registrere. Hvis tallene er forkerte, er grundlaget for at træffe beslutninger også forkert. Derfor giver Klinisk Korrekt Tidstro Registrering mening, der rækker ud over vores afdeling og sygehus," siger Sten Larsen.

Spørgsmål?
Kontakt Morten Krogh Danielsen fra SAS Institute hvis du har spørgsmål til løsningen eller ønsker at sætte et møde op.
Direkte tlf: 70 28 26 48.



Sygehus Lillebælt

Udfordring

De manuelle journalaudits var en ressourcekrævende proces, som kun sikrede, at fejl og mangler blev fundet i 1% af journalerne.

Løsning

SAS-løsningen benytter text mining til at gennemsøge alle journaler og synliggøre mangelfulde registreringer, som der dermed kan rettes op på.

Fordele

Lægerne kan frigive tid til arbejdet med patienter, tid som tidligere blev brugt på manuelle audits. Alle journaler bliver udsat for kvalitetskontrol, og personalet kan bedre lære af deres fejl.

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

Back to Top