DTU's indkøbsstyring flytter flercifret millionbeløb over i forskning

Bedre analyser ned på varelinjerne i tusindvis af fakturaer er grundlaget for strategisk indkøbsstyring på DTU. Effekten er over 50 mio. kr på årsplan.

DTU uddanner fremtidens ingeniører og leverer forskning i international skala. Jo færre omkostninger DTU har til indkøb jo flere midler har DTU til at forske og uddanne. Det er filosofien bag den centrale økonomiafdelings indkøbsfunktion, som siden 2007 er gået fra en-mandshær til ti indkøbsmedarbejdere. Ti årsværk er i sig selv en omkostning, kunne man indvende, men gevinsterne ved koordineret indkøbsstyring overgår langt indkøbsafdelingens eget budget. Konservativt vurderet indebærer den strategiske indkøbsstyring, at DTU årligt flytter mere end 50 mio. kr. fra indkøb til forskning. Det er resultater, som vækker berettiget opmærksomhed.

- Vi samkører i højest mulig grad vores indkøb på tværs af organisationen. Det handler især om de områder, hvor vi indkøber tilbagevendende og standardiserede varer og serviceydelser. Men vi gør det nu også på de mere forskningsrelaterede områder, hvis vi kan se et potentiale, siger koncernindkøbschef Rasmus Kaae Bauer fra DTU. Han har været hos DTU i fem år, og fremover skal han også stå i spidsen for kreditorfunktionen, og dermed for hele DTU's samspil med leverandører.

Nu ved vi med stor nøjagtighed, hvad vi rent faktisk køber inden for forskellige indkøbskategorier, og hvor dygtige vi er til at bruge vores indkøbsaftaler.
Rasmus Bause, DTU

Rasmus Kaae Bauer
Koncernindkøbschef, DTU

Indkøbsstyring med analyse

- Det altafgørende for at kunne gennem føre strategisk indkøbsstyring er overblik. Da jeg startede på DTU var den største opgave at få overblik. Jeg havde adgang til regnskabsdata på kontoplanniveau, men regnskabsdata og data til brug for indkøbsanalyse er to forskellige størrelser. I indkøbsanalyse er det nødvendigt at have adgang til præcise fakturadata i en kategoriseret orden, der tager udgangspunkt i en indkøbslogik. Det er forudsætningen for at kunne identificere og realisere gevinstpotentialer med indkøbsstyring, siger Rasmus Kaae Bauer.

- Nu har vi SAS indkøbsanalyse, som giver os rige analysemuligheder. Løsningen "læser" maskinelt varelinjerne på alle DTU's elektroniske fakturaer og placerer dem i indkøbskategorier. Nu ved vi med stor nøjagtighed, hvad vi rent faktisk køber inden for forskellige indkøbskategorier, og hvor dygtige vi er til at bruge vores indkøbsaftaler, og vi ved, hvor mange indkøb, der ikke er omfattet af indkøbsaftaler.

Rasmus Bause, DTU

Rasmus Kaae Bauer,
Koncernindkøbschef, DTU


Antallet af koncernens fælles indkøbsaftaler er over de sidste fire år vokset fra ca. 25 til over 200. Aktuelt dækker disse aftaler 64 pct. af den indkøbsvolumen, der med fordel kan konkurrenceudsættes.

SAS Indkøbsløsning henter data fra DTU´s ca. 140.000 elektroniske fakturaer årligt med omkring 450.000 varelinjer. Hver enkelt varelinje tydes maskinelt og placeres i den rette organisatoriske struktur og i den rette indkøbskategori. Fremover bliver det ikke kun DTU's centrale indkøbsfunktion, der får værdien af at kunne vende og dreje disse data. Denne viden bliver delt med institutledelser og indkøbere i hele koncernen for at skabe størst mulig transparens.

Download den fulde historie (pdf)

DTU

Udfordring

DTU manglede viden om sine indkøb som grundlag for analyse og strategisk indkøbsstyring

Løsning

SAS Indkøbsløsning "læser" varelinjerne på de betalte fakturaer, og nu ved DTU, hvem der køber hvad. DTU får eksakt viden om, hvordan koncernen udnytter ca. 200 strategiske indkøbsaftaler

Fordele

Konservativt vurderet indebærer den strategiske indkøbsstyring, at DTU årligt flytter over 50 mio. kr fra indkøb til forskning.

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

Back to Top