Politiets strategiske økonomistyring

Politiet har lært af tidligere tiders budgetoverskridelser. Nye kompetencer og ny strategisk økonomistyring forandrer dansk politi, som vil styre mere præcist efter at skabe effekt. Gennemsigtighed om ressourcer og omkostninger er et vigtigt skridt på vejen.

-Vi kan jo kun prioritere ressourcer og skabe effekt, hvis vi har viden på plads. Og hvis vi skal træffe bedre beslutninger, skal vi have langt større indsigt i, hvilken effekt vi skaber med en given indsats. Derfor er vi ved at opbygge en mere præcis og detaljeret økonomistyring, siger Nikolaj Veje. Første trin er systemunderstøttet budgettering og regnskabsopfølgning, og her er politiet kommet meget langt. Andet trin er aktivitetsbaseret økonomistyring, som er godt på vej, og på tredje ”trappetrin” kommer politiet til at styre mere gennem performance management. Politiet samarbejder med SAS Institute om systemunderstøttelsen til den strategiske økonomistyring.

Vi kan jo kun prioritere ressourcer og skabe effekt, hvis vi har viden på plads. Og hvis vi skal træffe bedre beslutninger, skal vi have langt større indsigt i, hvilken effekt vi skaber med en given indsats. Derfor er vi ved at opbygge en mere præcis og detaljeret økonomistyring.
Nikolaj Veje Rigspolitiet Danish Police

Nikolaj Veje
Økonomidirektør

Effekten skal komme først

Lønudgiften til 16.000 medarbejdere i politiet og heraf ca. 11.000 betjente udgør op mod 80 pct. af politiets samlede budget på 9,3 mia. kr. Strategisk økonomistyring er derfor afhængig af detaljeret tidsregistrering på politiets opgavetyper. Faktisk vil politiet fordele samtlige omkostninger på opgavetyper og aktiviteter. Her ligger den langsigtede mulighed for at kunne styre politiets ressourceanvendelse bedre og dermed skabe størst mulig effekt for midlerne.

- Hidtil har politiet styret ved at afsætte ressourcer, sætte performancemål og planlægge aktiviteter. Den kæde ønsker vi gradvist at vende på hovedet. Vi sigter mod en fremtid, hvor vi i større grad først opstiller mål for effekten og dernæst definerer de nødvendige aktiviteter og til sidst tildeler ressourcer, siger Nikolaj Veje. Økonomidirektøren vurderer, at denne strategiske ledelse af politiet bliver hjulpet på vej af tendensen til, at politikerne afholder sig fra at styre politiet ned i detaljerne for indsatsen.

Nikolaj Veje Rigspolitiet Danish Police

  

Peter Nyborg Rigspolitiet Danish Police

Økonomidirektør Nikolaj Veje (øverst) og Afdelingschef Peter Nyborg (nederst).

Kulturforandring

-Vi er i gang med en stor kulturel forandring i politiet. En af de vigtigste er, at vi i disse år henter nye kompetencer ind i politiet. Tidligere var jurister og politifolk dominerende i organisationen, men i de seneste år har vi fået økonomer, HR-specialister og andre nye AC-grupper ind i både kredsene og i den centrale organisation, siger Nikolaj Veje.

Den strategiske økonomistyring skal afløse tidligere styringsprocesser, og politiets ledere skal over tid vænne sig til, at de kan få en strategisk og mere detaljeret ledelsesinformation. Dette overblik bliver bedre og bedre i takt med, at stadig flere bruger de nye systemer, og det er en kulturforandring af de helt store.

-Vi er ved at opbygge gennemsigtighed i vores ressourceanvendelse. Det betyder, at sammenlignelige kredse pludselig kan benchmarke sig mod hinanden, og det kan vi bruge til at lære af hinanden og få en anden dialog i organisationen, siger afdelingschef Peter Nyborg Rasmussen fra økonomiafdelingen i politiet. Han er cand. polit. og er et godt eksempel på den nye økonomfaglighed i organisationen. Peter Nyborg Rasmussens opgave var fra starten bl.a. at indføre værktøjer til understøttelse af strategisk økonomistyring, og efter en kortlægning valgte politiet at samarbejde med SAS Institute om udvikling af værktøjer til understøttelse af aktivitetsbaseret budgettering, opfølgning m.v.


Usikre regneark

-Tilbage i 2011 skete budgetteringen og regnskabsanalysen i en masse regneark, der kørte på kryds og tværs i organisationen. Det var tidskrævende, usikkert og risikabelt. Samtidig mistede vi nogle sammenhænge i vores data, siger Peter Nyborg Rasmussen.

-Ledelsesmæssigt havde det den negative effekt, at vi mødte op til mødebordet med forskellige sandheder, og det kan man få en masse tid til at gå med.

Nu foregår al budgettering og budgetopfølgning i én samlet SAS-løsning. Forhistorien er, at man i august 2012 opstillede som mål, at næste års budget lå i økonomiløsningen SAS® Financial Management. Mange medarbejdere rystede på hovedet af dette tilsyneladende urealistiske mål, men efter nogle intense måneder var missionen fuldført. Peter Nyborg Rasmussen er i bakspejlet tilfreds med en professionel indsats fra SAS Institutes konsulenter, som var afgørende for, at politiet lykkedes med at spurte væk fra regnearkene og nå den kritiske deadline uden at skabe en it-fiasko.

Professionaliserer ledelseskulturen

-Nu har vi alle data ét sted, og det giver en enklere proces. Kunsten er nu at sikre, at ledere på alle niveauer udnytter dette maskinrum af data. Man kan godt sige, at vi bevæger os hen mod at have nogle af de samme styringsmuligheder, som man kender i private virksomheder. Men vi skal jo bruge dem, hvis de skal være noget værd, siger Peter Nyborg Rasmussen.

-Det er klart, at benchmarkingen mellem kredsene og gennemsigtigheden om vores indsats, aktivitet og effekt vil professionalisere vores ledelseskultur, mener Peter Nyborg Rasmussen.

Politiets systemlandskab vil også bevæge sig mod den strategiske økonomistyring og på den måde understøtte forandringen. Et data warehouse opsamler allerede nu data fra Navision Stat, tidsregistreringen, sagsstyringssystemet Polsas, andre politifaglige systemer og fra vagtplanlægningen. Politiet er også langt med at koble data om aktiviteter og økonomi ved hjælp af SAS® Activity-Based Management. Både Nikolaj Veje og Peter Nyborg Rasmussen, som er blandt arkitekterne til denne udvikling, er klar over, at systemerne ikke er perfekte fra starten, men i takt med, at de bliver brugt, vokser præcisionen i data, og organisationen bliver bedre til at forstå og lære af den nye information. Den strategiske økonomistyring er en rejse, og dansk politi er allerede kommet et godt stykke.

Magasin

Udfordring

Budgettering og regnskabsanalyse foregik tidligere i mange forskellige regneark, hvilket var tidskrævende og risikabelt.

Løsning

Økonomistyring foregår nu i én samlet SAS-løsning med et underliggende data warehouse, som samkører data fra mange systemer. Politiet er også langt med at koble data om aktiviteter og økonomi ved hjælp af SAS® Activity-Based Management.

Fordele

Gennemsigtighed, præcision og én sandhed at tale ud fra. Politiet vil bruge dette til strategisk økonomistyring med fokus på at skabe effekt.

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

Back to Top