Stort effektiviseringspotentiale på indkøbsområdet i Haderslev Kommune

Haderslev Kommune har et effektiviseringspotentiale på indkøbsområdet på 15 til 20 mio. kr. over tre-fire år. Indkøbsspecialist skal i samarbejde med Comcare, Valcon og SAS Institute trække gevinsten hjem.

-Vi er så sikre på, at Haderslev Kommune kan effektivisere sine indkøb og derved få mere for pengene ved, at vi investerer for at realisere potentialet. Konsulenterne fra Valcon er gået helt i dybden med at analysere vores indkøb, og de peger på et potentiale på 15 til 20 mio. kr. over de næste tre-fire år," siger teamleder Jens G. Møller fra Økonomi & Udbud i Haderslev Kommune.

Haderslev Kommune, Kundehistorie

Haderslev Kommune

Valcons estimat baserer sig på analysen af kommunens betalte fakturaer et år tilbage, hvor SAS® Indkøbsanalyse går helt ned og kategoriserer hver enkelt varelinje. Netop dette røntgenbillede af de faktiske indkøb vil Haderslev Kommune fremadrettet bruge til at lave indkøbsaftaler på nye vareområder, til at øge brugen af eksisterende indkøbsaftaler og til at kontrollere priserne fra leverandørerne.Haderslev Kommune har 5.500 medarbejdere og årlige indkøb for cirka 700 mio. kr. af varer og tjenesteydelser, hvor kommunens forstærkede indsats kan gøre en forskel. Kommunens indkøbere og økonomifolk er nu samlet i én afdeling, hvor Haderslev Kommune også har nyansat en medarbejder med erfaring fra indkøbsaftaler i energisektoren.

Uundværligt it-setup

-Vi har et setup, hvor Comcares Bizisland Kommune automatisk forsyner os med leverandørernes opdaterede varekataloger. Dem bruger vi automatisk i vores indkøbsportal, og desuden går de automatisk ind i SAS Indkøbsanalyse. Denne it-støtte er værdiskabende og giver os hurtigere muligheder for at finde effektiviseringspotentialerne, siger økonomisk konsulent Henrik Rantala Nielsen fra Økonomi & Udbud.

Reelt skal vi i kommunen skabe effektiviseringen gennem adfærdsændring mange steder i vores organisation. Vi har f.eks. 400 biler, og der kan være op til 10 pct. i forskel på, om de bliver tanket op inden for eller uden for en indkøbsaftale. Et forholdsvis oplagt sted at hente effektivseringsgevinster.
Haderslev Kommune, Kundehistorie

Henrik Rantala Nielsen
Økonomisk konsulent, Økonomi & Udbud

Den it-mæssige integration mellem de elektroniske varekataloger i Bizisland Kommune og SAS Indkøbsanalyse repræsenterer i sig selv en klar tidsbesparelse, fordi arbejdsgangen nu er mere enkel. -Det sker nærmest ved et tryk på én knap, at vi opdaterer vores system til indkøbsanalysen med de faktiske priser. Tidligere måtte vi arbejde manuelt og jonglere rundt med regneark. Det var uproduktiv arbejdstid, som vi skulle overstå for at lave analyser og skabe effektiviseringspotentialer. Nu kan vi gå mere direkte i gang med vores egentlige opgave, siger Henrik Rantala Nielsen om samspillet mellem it-løsningerne fra Comcare og SAS Institute. Haderslev Kommune er blandt de første kommuner, der bruger den fuldautomatiserede snitflade mellem de over 500 varekataloger og SKI-aftaler i Bizisland Kommune og den SAS-baserede indkøbsanalyse. Derfor oplevede Haderslev Kommune nogle børnesygdomme, som blev løst gennem godt samarbejde mellem de tre parter.

Fagligt fornuftige effektiviseringer

-Vi tror på, at vi kan finde de store effektiviseringspotentialer, fordi vi kan se vores indkøb i alle detaljer. Det er en helt afgørende forudsætning. Reelt skal vi i kommunen skabe effektiviseringen gennem adfærdsændring mange steder i vores organisation. Vi har f.eks. 400 biler, og der kan være op til 10 pct. i forskel på, om de bliver tanket op inden for eller uden for en indkøbsaftale. Et forholdsvis oplagt sted at hente effektivseringsgevinster, siger Henrik Rantala Nielsen.

Økonomerne i kommunens centrale forvaltning er bevidste om, at effektiviseringerne ikke må gå ud over det fagligt rigtige valg ude i eksempelvis ældreservice eller børnehaver. Hvis den billige køkkenrulle medfører, at man bruger dobbelt så meget, så er det en fordyrelse og ikke en effektivisering.

-Vi har nogle dygtige indkøbere, som laver aftalerne med leverandørerne og kender behovene på deres områder. Det er meget vigtigt. Omvendt er det også klart, at man får en langt bedre samtale med en leder af en institution, hvis man dokumenterer, at han ved anvendelse af eksempelvis håndværksaftalerne kan få meget mere renovation for pengene, hvis han bruger indkøbsaftalerne, siger Henrik Rantala Nielsen.

Fakta skaber forandring

Hårde fakta på bordet giver kommunen de bedste forudsætninger for samlet set at købe ind på den billigste måde. Fakta er, at Haderslev Kommune årligt modtager mere end 125.000 fakturaer med over 900.000 varelinjer. Det er helt utænkeligt, at økonomifolk, indkøbere og analytikere uden hjælpemidler kan overskue dette komplekse billede, og stikprøver vil også være aldeles utilstrækkelige.

-SAS Indkøbsanalyse er det eneste it-system til indkøbsanalyse, som går ned på hver enkelt varelinje i fakturaerne og laver en slags sandsynlighedsberegning af, hvordan den skal kategoriseres. Løsningen læser måske ordet "pære", og det kan jo både være noget elektrisk og en fødevare, men den kigger på pris, på leverandør og på andre variable og kategoriserer derefter varelinjen korrekt. Når man har den slags systemer på sin side, så kan man meget hurtigere nå frem til nogle konklusioner og nogle handlinger," siger Henrik Rantala Nielsen.

Valcon brugte dette detaljerede kendskab til Haderslev Kommunes faktiske indkøb, da det velrenommerede konsulenthus for nylig estimerede effektiviseringspotentialet i kommunen til et tocifret millionbeløb, som vel at mærke ikke koster service for borgerne i Haderslev Kommune – snarere tværtimod.

Haderslev kommune

Udfordring

Haderslev Kommune ønsker at finde effektiviseringsmuligheder gennem brugen og udbredelsen af indkøbsaftaler.

Løsning

Kommunen bruger SAS Indkøbsanalyse i fuld integration med data om leverandørernes elektroniske varekataloger fra Comcares Bizisland Kommune

Fordele

Detaljeret indblik i samtlige fakturalinjer giver kommunen tro på at der ligger et effektiviseringspotentiale på indkøbsområdet på mindst 15 til 20 mio. kr. over de næste tre-fire år.

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

Back to Top